Afspraken, verantwoordelijkheden en te gebeuren zaken opvang

[Kayleigh]

Hierin staat wat er afgesproken is tussen ons, wie welke verantwoordelijkheid heeft en welke zaken in de opvang moeten gebeuren (en waarom deze nog niet gebeurd zijn. Zo weet iedereen tot wie zij zich moet richten om vragen te stellen.
Er gaan een aantal verantwoordelijkheden staan waar nog niemand voor aangewezen is en deze zullen dan bekeken worden wie zich hier voor wil inzetten

EMAILADRES OPVANGGEZINNEN
Het emailadres voor de opvanggezinnen is opvanggezinnenratopia@gmail.com Het wachtwoord: bureaubladmeldingen
Dit emailadres wordt gebruikt wanneer er overgegaan wordt tot adoptie zodat er geen persoonlijke emailadressen meer gebruikt moeten worden. Telkens wanneer iemand naar dit emailadres stuurt zal de naam van het opvanggezin in het onderwerp moeten staan en wordt het betrokken opvanggezin op de hoogte gebracht dat een mail zal verstuurd worden. Zo kan er gecontroleerd worden of deze persoon nu effectief iets gestuurd heeft en of wij effectief geantwoord hebben. Hiervoor wordt ook nog eens een apart topic aangemaakt.

NIEUWE GSMNUMMER RATOPIA
Hjördis haar oude gsm nummer is vanaf nu de officiële nummer van ratopia: 0472/48.24.86
Hjördis haar persoonlijk nieuw nummer: 0489/18.44.66

WEBSITE
De website moet vernieuwd worden en de logo's aangepast en een deftige webwinkel moet opgestart worden. Waarom is dit nog niet gebeurd? Onze beheerder van de website moet zijn rechten afstaan aan ons en hij beantwoord geen enkele mail of telefoon. Hier moet dus achter gezeten worden en we zullen dagelijks hem proberen bereiken tot hij hier eindelijk aan toegeeft.

TOPICS VOOR ZORGENKINDJES EN METEKINDJES
Ik heb hier een verantwoordelijke voor nodig die dit topic aanmaakt en beheert. Deze kijkt of updates moeten gebeuren en dit aan de persoon zelf vraagt. Ook kijkt deze of er vragen gesteld worden door mensen van buitenaf en speelt deze door aan de persoon zelf. Dit omdat sommige vragen verloren kunnen gaan, ook al krijg je een mail ivm nieuwe comments (deze kunnen ook verloren gaan)

TOPIC OPVANGERS (Kayleigh)
Ik heb 1 of drie verantwoordelijke nodig (rittens, jonge en volwassen ratjes). Deze kijkt of updates moeten gebeuren en dit aan de persoon zelf vraagt. Ook kijkt deze of er vragen gesteld worden door mensen van buitenaf en speelt deze door aan de persoon zelf. Dit omdat sommige vragen verloren kunnen gaan, ook al krijg je een mail ivm nieuwe comments (deze kunnen ook verloren gaan)

OPBOD SPULLETJES (Hannelore)
Wij hebben een verantwoordelijke nodig die alle zaken die per opbod worden aangeboden, online zal zetten op onze verschillende sociale media (mss alleen facebook?) Deze persoon zal dan ook bijhouden hoeveel er geboden wordt, wie het hoogste bod heeft en deze persoon na de verstreken deadline zal contacteren (met het emailadres van de opvanggezinnen) Belangrijk is ook om een vaste periode te vinden voor de opbod spullen. Ik stel even voor om het gemakkelijk te maken een 10 dagen (dit is net lang genoeg om verschillende mensen te bereiken en net kort genoeg om geen interesse te verliezen)


Verantwoordelijkheden binnen de opvang
(dit zijn algemene punten, er zijn duizende dingen die we allemaal doen, maar dit is te veel om op te noemen)

Kim
- Stikken en maken van de hangmatten en opbodsetjes voor de beurs en webwinkel
- Mails van dierenartsen, opvanggezinnen, vragen van mensen e.d.
- Facebookberichten (deze worden afgesloten, maar zal in het begin nog aanpassing nodig zijn)
- Buikzakken

Hjördis
- Webwinkel verzendingen (tot de officiële webwinkel in orde is dan komt deze naar kim)
- Mails adopties en afstanden
- Beurzen regelen en voorbereiden
- Forum beheren achter de schermen



Updates:
- Hjördis update haar ratten in het weekend.
- Kim update haar ratten in het weekend (stage).
- Andere opvanggezinnen doen het wanneer het lukt, gezien hun ietsje meer tijd hebben is hier geen vaste dag voor afgesproken.
Wil je een vaste dag doorgeven? Dan geef dit gewoon aan en passen we dit aan dit lijstje

- Ongeveer 1 keer per maand wordt er een samenvatting gemaakt van alle updates zodat er een concrete beschrijving staat onder het kopje 'beschrijving'. Zo hoeven geïnteresseerden niet het hele topic door te lezen om te zoeken hoe het karakter van de rat is.

Medische beschrijving:
Is er iets met een opvanger aan de hand? Dan wordt er een kopje 'medische beschrijving' aangemaakt en hier wordt beschreven wat er aan de hand is. Zo weten toekomstige adoptanten wat er vooraf gebeurd is met hun nieuwe aanwinst.

Medische fiche opvangforum:
Hierin wordt uitgebreid bijgehouden over wat er aan de hand is en wat moet gebeuren met de opvanger nadat hij/zij bij de dierenarts is geweest.

Foto's plaatsen:
Om het Kayleigh makkelijker te maken om de opvangers op ratten.nl te plaatsen, zou het fijn zijn als alle foto's verkleind op het forum gezet kunnen worden. Als er 600 voor de breedte aangehouden wordt, dan is het prima. De hoogte maakt niet zoveel uit, want dat zit altijd wel goed als de breedte 600 is.

Wie doet wat binnen de opvang?
Hannelore: Nieuwsbrief en tweedehands websites
Kayleigh: Opvangers op ratten.nl plaatsen, meter-/petercertificaten en instagram.
Ellen: Register

Heb je vragen over een van bovenstaande dingen, dan weet je bij wie je moet zijn.

Vergaderingen:
Iedere 6 maanden is er een vergadering. Het kan voorkomen dat we nog eens tussendoor samenkomen voor belangrijke zaken.

Vergadering 1: 21 december 2015
Vergadering 2: 24 januari 2016 - evaluatie afgelopen weken
Vergadering 3: 16 juli 2016 - evaluatie afgelopen maanden + kennismaking nieuwe opvanggezinnen

[Kayleigh]

Nog iets belangrijks dat ik vergeten ben? Pas het gerust aan!
Dit leek me wel zo handig om op een rijtje te hebben. Zo kunnen we altijd snel terugkijken als we denken 'hoe zat dit ook alweer?'.

Zou hier een sticky van gemaakt kunnen worden?

[Kayleigh]

Ik heb hier zelf een sticky van gemaakt. Blijkbaar kan ik dat
De naam is niet geweldig, maar het is iets.

[Ikkimausi]

Ik wil gerust de zorgenkindjes op mij nemen

Ik vind de opdeling ook een heel goed idee!

[Hannelore]

Ik wil de spullen per opbod wel voor mij nemen.
Tenzij jullie het niet erg vinden dat meerdere mensen toegang tot FB krijgen, wil ik mijn tekst daarvoor ook altijd aan de medewerkers of Wendy doorgeven om het daar te plaatsen. Ik kan het daarnaast wel zelf verspreiden via de nieuwsbrief en Instagram.

Het enige wat moeilijk bij te houden is, is een bod per mail want dat kan ik dan wel niet zien. Die zouden vanuit de algemene mail gewoon doorgestuurd kunnen worden naar het opvanggezinnenmailadres, maar dat moet dan best wel steeds tijdig gebeuren

[Kim]

We kunnen bij de opbodsetjed bijzetten dat biedingen per mail rechtstreeks naar de opvanggezinnen mail moet gestuurd worden. Zo is er op de algemene mail minder chaos ik wacht nog even tot iedereen heeft kunnen reageren en dan gaan we verdelen

[Hjördis]

Maar dan wordt de opvanggezinnen-mail weer gebruikt voor andere dingen, wordt het verspreid en komen er binnenkort ook andere mails aan dat de bedoeling is.
Ik zou dan ofwel kiezen voor bieding via fb en/of forum, maar de mail weglaten. Mensen die op het forum zitten kunnen hier bieden, anderen die op fb zitten kunnen daar bieden. Andere mogelijkheden zijn er niet om het te delen.

[Wendy]

Ik wil gerust een deeltje vd opvangers op mij nemen

En Hjordis heeft een punt. Die mail ging alleen voor afstand en adoptie gebruikt worden en mocht niet algemeen verspreid worden

[Kayleigh]

Gezien ik de opvangers op ratten.nl update, zie/lees ik alle topics al, dus het opvangersgedeelte wil ik ook wel doen

Maar er wordt gezegd dat als er updates gegeven moeten worden, dat we dit aan de persoon zelf moeten vragen.
Hoe? Via het to-do-lijstje opvanggezinnen? PM?

[Wendy]

To do lijstje lijkt mij logischste...